Données d'exemple. Fieldnote est une entreprise fictive qui sert à remplir les 61 boards, pour que les exemples racontent une seule histoire.
Fieldnote scale-up, Karim écrit le PR/FAQ de la ligne contrats de maintenance récurrents avant qu'un seul ingénieur soit affecté.
Ce que l'équipe en a tiré
La question de la surcharge de septembre n'avait pas de réponse ; le lancement est passé à octobre et une règle d'étalement des visites a été ajoutée au périmètre.
Comment l'animer
Préparation
Le PM écrit seul avant la séance : un brouillon complet du communiqué et au moins dix questions de FAQ. Les quatre heures servent à relire, pas à écrire.
Envoie le brouillon 48 heures avant aux leads qui relisent, avec la consigne de le lire en entier et de commenter dans le document, pas par email.
Choisis un relecteur qui ne connaît pas le projet. Sa confusion est le signal le plus utile que tu auras.
Imprime ou épingle un PR/FAQ que tu juges excellent pour que la barre soit visible.
Déroulé
30 min
Lecture silencieuse Tout le monde lit le document en entier, en silence, y compris ceux qui l'ont déjà lu. Les commentaires vont en marge. Personne ne parle.
30 min
Titre et premier paragraphe Un client s'arrêterait-il sur ce titre ? Le premier paragraphe dit-il qui, quoi, et pourquoi ça compte, sans adjectif ? Réécris en direct jusqu'à ce que oui.
45 min
Problème et solution Le problème est-il dit avec les mots du client et un chiffre ? La solution décrit-elle ce que le client fait, pas ce qu'on construit ? La citation client doit sonner comme une vraie personne.
15 min
Pause Loin du document.
60 min
La chasse aux questions Passe les FAQ internes : coût, risques, dépendances, ce qu'on ne fera pas, pourquoi maintenant. Chaque relecteur ajoute la question qu'il poserait s'il finançait. Les questions sans réponse restent dans le document, marquées ouvertes.
40 min
Décider Trois issues seulement : approuvé pour passer au PRD, à réécrire et relire dans une semaine, ou arrêté. Le décideur dit laquelle et écrit la raison principale dans le document.
20 min
Consigner la décision Le PM écrit la décision et les questions ouvertes en haut du document, avec la date. Le lien part le jour même.
Pièges
Sauter la lecture silencieuse parce que 'tout le monde l'a lu'. La moitié ne l'a pas fait. Trente minutes de silence épargnent deux heures de débat sur un paragraphe que personne n'a lu.
Un communiqué plein de 'fluide', 'puissant', 'innovant'. Supprime chaque adjectif et regarde si l'histoire tient encore.
Considérer 'arrêté' comme un échec. Un projet tué au stade PR/FAQ coûte quatre heures. Le même projet tué au lancement coûte un trimestre.
Ensuite
Un PR/FAQ approuvé devient la première page du PRD et la source du Plan de lancement. Une réécriture revient dans une semaine ; un arrêt est archivé avec sa raison pour que personne ne le rouvre dans six mois sans information nouvelle.