Données d'exemple. Fieldnote est une entreprise fictive qui sert à remplir les 61 boards, pour que les exemples racontent une seule histoire.
Fieldnote en scale-up, deux squads plus la squad Integrations en cours de recrutement : Karim anime le RACI avec Tom, Ana et Élise pour que les décisions arrêtent de traîner entre squads.
Ce que l'équipe en a tiré
Deux activités avaient deux approbateurs et une n'en avait aucun. Élise garde le A uniquement sur le choix du partenaire et la priorité du backlog ; le reste, c'est Karim qui tranche.
Comment l'animer
Préparation
Invite uniquement les leads qui portent une étape du process. Quelqu'un dont le nom n'apparaîtra dans aucune case est observateur, pas participant.
Envoie la liste des activités 2 jours avant, 12 maximum. Au-delà, découpe l'atelier.
Pré-remplis le board avec les activités en lignes et les rôles en colonnes. Laisse toutes les cases vides.
Déroulé
10 min
Poser les règles Explique les quatre lettres et la seule règle non négociable : exactement un A par ligne. Montre une ligne remplie d'une autre équipe.
15 min
Premier passage en silence Chaque lead remplit les cases de son propre rôle uniquement, sans parler. Pas encore de discussion.
40 min
Parcourir les lignes Lis chaque ligne à voix haute. Arrête-toi à chaque ligne avec zéro A, deux A, ou plus de trois C. Tranche avant de passer à la suivante.
15 min
Test de résistance Prends les deux activités qui ont créé le plus de friction le trimestre dernier. Rejoue-les contre la matrice : aurait-elle évité le bazar ?
10 min
Publier Décide où vit la matrice et qui la met à jour. Fixe une date de revue dans 3 mois.
Pièges
Si une ligne finit avec deux A, force le choix sur place. Deux responsables finaux, c'est personne.
Limite les C à trois par ligne. Au-delà, l'activité devient un comité et va s'enliser.
Ne laisse pas quelqu'un se mettre R et A sur toutes les lignes. Demande qui fait le travail quand il est en vacances.
Ensuite
La matrice rejoint le team charter ou le wiki projet. Toute nouvelle activité y est ajoutée sur le moment. Si des décisions bloquent encore, fais un DACI sur la décision précise plutôt que de rouvrir toute la matrice.