Données d'exemple. Fieldnote est une entreprise fictive qui sert à remplir tous les boards, pour que les exemples racontent une seule histoire.
Fieldnote, fin de planification du trimestre qui ajoute la squad Intégrations, avec Élise comme responsable métier dans la salle.
Ce que l'équipe en a tiré
Le risque du code-barres vivait en « pris en charge » depuis deux trimestres sans date. Qu'Élise le déplace en « accepté », devant tout le monde, a libéré Tom d'un poids qu'il n'allait jamais résoudre.
Comment l'animer
Préparation
Récolte les risques pendant la planification, pas après. Un risque soulevé dans un couloir une semaine plus tard a déjà coûté quelque chose.
Fais venir les responsables métier. Accepter un risque est une décision métier, pas une décision d'équipe.
Affiche la définition des quatre colonnes, parce qu'on confond « pris en charge » et « atténué » à chaque fois.
Plafonne à vingt risques. Au-delà, le board devient une liste que personne ne lit.
Déroulé
15 min
Lire chaque risque à voix haute Une personne lit, personne ne débat encore. Les doublons fusionnent au passage, et les entendre à la suite montre lesquels se regroupent.
30 min
Trier en quatre Chaque risque va en Résolu, Pris en charge, Accepté ou Atténué. Un risque impossible à placer n'est pas décrit assez précisément : réécris-le en une phrase avec une conséquence.
20 min
Nommer les responsables Chaque risque pris en charge reçoit une personne et une date, à voix haute, dans la salle. Un nom d'équipe n'est pas un responsable.
20 min
Challenger la colonne Accepté Accepté veut dire que le métier a choisi de vivre avec. Demande au responsable métier de le dire explicitement. S'il refuse, ce n'était pas accepté, juste ignoré.
15 min
Vote de confiance Une fois le board fait, vote sur la confiance dans le plan. Si la confiance est basse, les risques ne sont pas vraiment traités, quoi que disent les colonnes.
Pièges
Utiliser « pris en charge » comme parking poli. Si le responsable n'a pas de date, le risque est accepté et devrait être écrit honnêtement dans cette colonne.
Laisser l'équipe accepter un risque métier. L'équipe peut atténuer ; seul le métier peut accepter la conséquence.
Ne jamais rouvrir le board. Un ROAM board qu'on ne revoit pas en cours de cycle était un rituel, pas un processus de risques.
Ensuite
Revois la colonne « pris en charge » à mi-parcours. Les risques devenus réels alimentent le pre-mortem de la planification suivante.