Données d'exemple. Fieldnote est une entreprise fictive qui sert à remplir les 61 boards, pour que les exemples racontent une seule histoire.
Fieldnote en scale-up, premier PI Planning avec quatre équipes (Field app, Office web, Integrations, Data) et l'objectif du trimestre : passer le time-to-first-10-interventions de 14 jours à 5.
Ce que l'équipe en a tiré
Trois fils rouges pointent tous vers l'API dispatch v2 au sprint 3 ; Office web l'avance au sprint 2 et décale les invitations SMS d'un sprint. Vote de confiance : 4 sur 5 en moyenne.
Comment l'animer
Préparation
Business owners, product management, chaque équipe avec son PO et son tech lead, architectes, RTE. Bloque deux journées entières, aucune réunion en parallèle.
Envoie le briefing vision, les 10 features prioritaires de l'incrément et les garde-fous d'architecture une semaine avant. Les équipes lisent avant, pas pendant.
Prépare le program board : sprints en colonnes, une ligne par équipe, une ligne pour les jalons. Imprime la capacité par équipe et par sprint.
Réserve un espace par équipe plus la salle plénière. En remote : un board par équipe plus le program board partagé.
Déroulé
180 min
Jour 1 matin : contexte Contexte business par un business owner (20 min), vision produit et features prioritaires par le product management (45 min), vision architecture (30 min), règles de planification et capacité (20 min). Questions après chaque bloc, pas pendant.
240 min
Jour 1 après-midi : ateliers par équipe, brouillon 1 Chaque équipe ébauche son plan par sprint, écrit ses objectifs de PI et pose features et dépendances sur le program board. Les scrum masters circulent entre les équipes pour repérer les conflits tôt.
60 min
Jour 1 fin : revue des brouillons Chaque équipe présente son brouillon en 5 minutes : objectifs, risques, dépendances. Les business owners notent ce qu'ils challengeront demain.
210 min
Jour 2 matin : ajustements, brouillon 2 Le management partage les décisions prises dans la nuit sur périmètre et capacité. Les équipes retravaillent leur plan et règlent les dépendances en face à face avec l'autre équipe, pas par intermédiaire.
90 min
Jour 2 après-midi : plans finaux et valeur business Chaque équipe présente son plan final. Les business owners attribuent une valeur business de 1 à 10 à chaque objectif de PI, à voix haute, devant l'équipe.
60 min
Risques et vote de confiance Chaque risque programme est traité ROAM : résolu, porté, accepté, atténué. Puis vote à cinq doigts par équipe. Toute équipe à 2 ou moins retravaille son plan avant de partir.
Pièges
Ne laisse pas la matinée de contexte déborder sur l'après-midi. Si les intervenants dépassent, coupe la présentation architecture, pas le temps d'atelier.
Refuse les features sans business owner dans la salle. Une feature que personne ne notera est une feature que personne ne voulait.
Ne saute pas le vote de confiance parce qu'il est tard. Un plan auquel l'équipe ne croit pas n'est pas un plan, et tu le paieras au sprint 3.
Ensuite
Les objectifs de PI et le program board sont le contrat de l'incrément. Le RTE fait vivre le board dans la synchro hebdo ; l'Inspect & Adapt de fin de PI ferme la boucle.