Chaque étape de l'idée à la production, avec le temps d'attente entre elles.
Quand. Les équipes optimisent les étapes qu'elles voient. Le temps se perd presque toujours dans les files d'attente entre elles, que personne ne possède.
Durée
3 h
Participants
Tous ceux qui touchent au flux, y compris hors de l'équipe
Livrable
Le vrai délai de bout en bout, et où il passe réellement
Données d'exemple. Fieldnote est une entreprise fictive qui sert à remplir tous les boards, pour que les exemples racontent une seule histoire.
Fieldnote, cartographie des dix derniers items livrés de l'idée à la production, avec Karim, Tom, Ana et Julien. Dates réelles sorties de l'outil de suivi.
Ce que l'équipe en a tiré
L'équipe allait recruter pour aller plus vite. Les douze pour cent de temps travaillé ont montré que le problème était les 11 jours avant l'affinage et le relecteur unique, que personne de nouveau n'aurait réglés.
Comment l'animer
Préparation
Choisis un produit et un type de travail, de bout en bout. Cartographier « tout ce que fait l'équipe » ne cartographie rien.
Récupère les vraies dates des dix derniers items : créé, démarré, première revue, livré. La mémoire sous-estime toujours l'attente.
Invite quelqu'un de chaque étape, y compris celles hors de l'équipe. Les files que tu ne vois pas appartiennent à des gens que tu n'as pas invités.
Dis à voix haute en ouverture que la carte décrit le système, pas les personnes qui y travaillent.
Déroulé
30 min
Tracer les étapes Liste chaque étape de l'idée à la production, validations et passages de main compris. Ne juge rien encore, pose juste les cases au mur.
40 min
Ajouter les deux temps Pour chaque étape, le temps passé à travailler dessus, et le temps passé à attendre avant. Le second chiffre est celui que personne n'a jamais mesuré.
20 min
Calculer le ratio Additionne les deux colonnes. La part de temps travaillé dans le délai total est en général sous quinze pour cent, et dire ce chiffre à voix haute change la conversation.
30 min
Trouver la plus grosse file Montre la plus longue attente, pas l'étape la plus lente. Demande qui la possède, et ce qu'elle attend.
30 min
Une expérience Prends une file et conçois un seul changement pour la réduire. Un seul, mesurable, avec une date pour remesurer le délai.
Pièges
Ne mesurer que le travail et pas l'attente. Tu conclueras que l'équipe est lente, alors que le temps est parti dans le système.
Cartographier le processus tel qu'il est documenté. Cartographie ce qui est arrivé aux dix derniers items, qui est en général un autre processus.
Corriger cinq files d'un coup. Tu ne sauras jamais quel changement a marché, et l'équipe sera épuisée avant la mesure suivante.
Ensuite
Remesure le délai après un cycle avec le changement en place. Si la plus grosse file est une dépendance entre équipes, la carte des dépendances est la session suivante.